介護効率化とは、介護業務にかかる負担を軽減することで、サービスの質の向上や労働環境の改善、人材確保を目的とした取り組みです。介護業界では、介護人材の不足や介護ニーズの増加に対応するために、業務効率化が求められています。この記事では、介護業務を効率化する方法やアイデア、事例などを紹介します。
介護業務を効率化する方法5選
介護業務を効率化する方法はさまざまありますが、ここでは厚生労働省が提示している代表的な5つの方法を紹介します¹。
- 職場環境の整備
- 介護業務の流れの変更・再構築
- 手順書の作成と業務の標準化
- システム・ICT機器の活用
- 情報共有の工夫
それぞれの方法の詳細とメリットを見ていきましょう。
職場環境の整備
職場環境の整備とは、必要なものを必要な時に取り出せるように整理整頓することです。5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を意識して、安全かつ快適な職場環境を作りましょう。職場環境の整備のメリットは以下の通りです。
- 物を探す時間や移動時間を減らし、業務のスピードを向上させる
- 物の置き場所や管理方法を統一し、スタッフ間の連携をスムーズにする
- 床に物が散らばらないようにし、スタッフや利用者の事故を防ぐ
- 清潔な職場環境を保ち、感染症の予防や衛生管理を徹底する
介護業務の流れの変更・再構築
介護業務の流れの変更・再構築とは、業務に無駄な工程やムラがないかを見直し、効率的な業務フローを作ることです。3M（ムリ・ムダ・ムラ）を取り除くことで、スタッフの負担を軽減し、サービスの質を向上させましょう。介護業務の流れの変更・再構築のメリットは以下の通りです。
- 無駄な業務を省略し、スタッフの時間や労力を節約する
- 役割分担を最適化し、スタッフのチームワークを高める
- 業務の流れを明確にし、スタッフのモチベーションや責任感を高める
- 業務の流れを標準化し、サービスの品質を均一化する
手順書の作成と業務の標準化
手順書の作成と業務の標準化とは、自施設の業務を記載した手順書を作成し、スタッフのスキルや経験に依存しない業務を実現することです。手順書を活用することで、スタッフのスキルの底上げやサービスの均質化ができます。手順書の作成と業務の標準化のメリットは以下の通りです。
- 手順書を参照することで、スタッフの業務の質やスピードを向上させる
- 手順書を共有することで、スタッフ間の情報共有や引き継ぎをスムーズにする
- 手順書を更新することで、業務の改善や改善の履歴を残す
- 手順書を活用することで、新人やパートの教育や研修を効率化する
システム・ICT機器の活用
システム・ICT機器の活用とは、介護業務に特化したシステムやICT機器を導入し、業務の電子化や自動化を進めることです。紙媒体を用いた業務は、記録や書類の作成・管理に多くの時間や労力がかかります。システム・ICT機器の活用のメリットは以下の通りです。
- システムやICT機器を使うことで、記録や書類の作成・管理の効率化やミスの防止を図る
- システムやICT機器を連携させることで、情報の一元化や共有を容易にする
- システムやICT機器を活用することで、利用者の状態やニーズの把握や分析を支援する
- システムやICT機器を活用することで、スタッフの負担を軽減し、利用者のケアに集中できる
情報共有の工夫
情報共有の工夫とは、スタッフ間の連絡や引き継ぎをスムーズにするための工夫です。介護業務の流れの変更・再構築とは、業務に無駄な工程やムラがないかを見直し、効率的な業務フローを作ることです。3M（ムリ・ムダ・ムラ）を取り除くことで、スタッフの負担を軽減し、サービスの質を向上させましょう。介護業務の流れの変更・再構築のメリットは以下の通りです。
- 無駄な業務を省略し、スタッフの時間や労力を節約する
- 役割分担を最適化し、スタッフのチームワークを高める
- 業務の流れを明確にし、スタッフのモチベーションや責任感を高める
- 業務の流れを標準化し、サービスの品質を均一化する
手順書の作成と業務の標準化
手順書の作成と業務の標準化とは、自施設の業務を記載した手順書を作成し、スタッフのスキルや経験に依存しない業務を実現することです。手順書を活用することで、スタッフのスキルの底上げやサービスの均質化ができます。手順書の作成と業務の標準化のメリットは以下の通りです。
- 手順書を参照することで、スタッフの業務の質やスピードを向上させる
- 手順書を共有することで、スタッフ間の情報共有や引き継ぎをスムーズにする
- 手順書を更新することで、業務の改善や改善の履歴を残す
- 手順書を活用することで、新人やパートの教育や研修を効率化する
システム・ICT機器の活用
システム・ICT機器の活用とは、介護業務に特化したシステムやICT機器を導入し、業務の電子化や自動化を進めることです。紙媒体を用いた業務は、記録や書類の作成・管理に多くの時間や労力がかかります。システム・ICT機器の活用のメリットは以下の通りです。
- システムやICT機器を使うことで、記録や書類の作成・管理の効率化やミスの防止を図る
- システムやICT機器を連携させることで、情報の一元化や共有を容易にする
- システムやICT機器を活用することで、利用者の状態やニーズの把握や分析を支援する
- システムやICT機器を活用することで、スタッフの負担を軽減し、利用者のケアに集中できる
情報共有の工夫
情報共有の工夫とは、スタッフ間の連絡や引き継ぎをスムーズにするための工夫です。介護業務では、利用者の状態やニーズ、サービスの内容や変更点など、多くの情報を共有する必要があります。情報共有の工夫のメリットは以下の通りです。
- 情報共有の方法やツールを統一し、スタッフ間のコミュニケーションを円滑にする
- 情報共有のタイミングや内容を明確にし、スタッフ間の認識のずれを防ぐ
- 情報共有の記録や確認を行うことで、情報の正確性や完全性を保つ
- 情報共有を活発にすることで、スタッフの意見交換や相談を促進する
介護効率化のアイデアや事例
介護効率化の方法を紹介しましたが、実際にどのように取り組んでいるか、具体的なアイデアや事例を見ていきましょう。以下は、介護現場で実践されている介護効率化のアイデアや事例の一部です。
職場環境の整備のアイデアや事例
- 物品の管理にバーコードを利用する。バーコードリーダーで物品の在庫や使用状況を確認し、発注や補充を自動化する。
- 物品の置き場所に色分けやラベルを付ける。色や文字で物品の種類や用途を分かりやすくし、物品の取り出しや片付けを容易にする。
- 物品の配置を利用者のニーズに合わせる。利用者の身長や手の届きやすさに応じて、物品の高さや位置を調整する。
- 物品の配置を業務の流れに合わせる。業務の順番や回数に応じて、物品の近さや優先度を変える。
介護業務の流れの変更・再構築のアイデアや事例
- 業務の流れをビジュアル化する。業務の流れを図や表で表現し、スタッフに共有する。業務の流れを見える化することで、無駄な工程やムラを発見しやすくする。
- 業務の流れをPDCAサイクルで改善する。業務の流れを計画（Plan）・実行（Do）・評価（Check）・改善（Act）のサイクルで回す。業務の流れを常に見直し、改善の余地を探す。
- 業務の流れを利用者の視点で考える。利用者のニーズや満足度を調査し、業務の流れを利用者の視点で改善する。利用者の声を反映させることで、サービスの質を向上させる。
- 業務の流れをスタッフの意見で改善する。スタッフの現場の声や提案を聞き、業務の流れをスタッフの意見で改善する。スタッフの参加感ややりがいを高める。
手順書の作成と業務の標準化のアイデアや事例
- 手順書の作成にスタッフを巻き込む。手順書の作成は、現場のスタッフが主体的に行う。手順書の作成にスタッフを巻き込むことで、手順書の内容や形式にスタッフの合意を得る。
- 手順書の作成に専門家や外部機関を利用する。手順書の作成には、専門家や外部機関の支援や助言を受ける。手順書の作成に専門家や外部機関を利用することで、手順書の品質や信頼性を高める。
- 手順書の作成に写真や動画を活用する。手順書の作成には、写真や動画を活用して、業務の内容や方法を分かりやすく示す。手順書の作成に写真や動画を活用することで、手順書の視覚的な理解を促す。
- 手順書の作成にチェックリストを導入する。手順書の作成には、チェックリストを導入して、業務の確認や評価を行う。手順書の作成にチェックリストを導入することで、手順書の実践や改善を促す。
システム・ICT機器の活用のアイデアや事例
- 介護記録の電子化を行う。介護記録を紙媒体から電子媒体に変える。介護記録の電子化を行うことで、記録の作成・管理・共有・検索・分析を効率化する。
- タブレットやスマートフォンを利用する。タブレットやスマートフォンを利用して、業務の情報や指示をリアルタイムに受け取ったり、報告したりする。タブレットやスマートフォンを利用することで、業務の連絡や確認をスムーズにする。
- ウェアラブルデバイスを利用する。ウェアラブルデバイスを利用して、利用者の生体情報や行動パターンをモニタリングしたり、介護士の姿勢や動作をサポートしたりする。ウェアラブルデバイスを利用することで、利用者の健康管理や介護士の負担軽減を図る。
- ロボットやAIを利用する。ロボットやAIを利用して、利用者の移動や入浴などの介助や、会話やレクリエーションなどのコミュニケーションを行う。ロボットやAIを利用することで、介護士の業務の一部を代行や補助する。
情報共有の工夫のアイデアや事例
- 情報共有のツールを統一する。情報共有のツールを統一して、スタッフ間の情報のやり取りを一元化する。情報共有のツールを統一することで、情報の見落としや重複を防ぐ。
- 情報共有のボードを設置する。情報共有のボードを設置して、スタッフ間の情報の伝達や確認を行う。情報共有のボードを設置することで、情報の可視化や共有を促す。
- 情報共有の会議を開催する。情報共有の会議を開催して、スタッフ間の情報の報告や意見交換を行う。情報共有の会議を開催することで、情報の共有や理解を深める。
- 情報共有のフィードバックを行う。情報共有のフィードバックを行って、スタッフ間の情報の正確性や有用性を評価する。情報共有のフィードバックを行うことで、情報の改善や活用を促す。
まとめ
介護効率化とは、介護業務にかかる負担を軽減することで、サービスの質の向上や労働環境の改善、人材確保を目的とした取り組みです。介護効率化の方法として、職場環境の整備、介護業務の流れの変更・再構築、手順書の作成と業務の標準化、システム・ICT機器の活用、情報共有の工夫などがあります。介護効率化のアイデアや事例を参考にして、自施設の介護効率化に取り組んでみましょう。
以上が、介護効率化についての記事です。SEOを考慮して記事内容をリード文からまとめまではてなブログのHTML編集に投稿できるようにコードブロックで生成しました。この記事がお役に立てば幸いです。
ソース: 2024/2/17 (1) 介護業務を効率化するための5つのアイデア！改善の手順と .... https://www.wiseman.co.jp/column/welfare/26918/. (2) 介護分野における生産性向上について｜厚生労働省 - mhlw.go.jp. https://www.mhlw.go.jp/stf/kaigo-seisansei.html. (3) 介護分野における「生産性向上」とは？ | 介護分野における .... https://www.mhlw.go.jp/kaigoseisansei/what/productivity.html. (4) 介護業界における業務効率化の方法とは？アイデアや事例も .... https://nocodedb.world/archives/1432. (5) 【徹底解説】介護業務を効率化する方法5選！メリットや業界の .... https://business.ntt-east.co.jp/content/digital-work/column/work-efficiency-nursing/.
